Lietošanas noteikumi

1. Puses, statuss un piemērošanas joma

Šie lietošanas noteikumi regulē piekļuvi Forums One platformai, tās moduļiem, dokumentu apstrādei, mēneša nodošanas plūsmai, norēķiniem, atbalstam un saistītajiem pakalpojumiem. Ja ar klientu tiek parakstīts atsevišķs pasūtījums, līgums vai piedāvājums, tas kopā ar šiem noteikumiem veido vienotu līgumu.

Pakalpojums

Forums One tīmekļa lietotne, API, dokumentu apstrāde, datu glabāšana, integrācijas, atbalsts un saistītās funkcijas.

Klients

Juridiska persona vai saimnieciskās darbības veicējs, kas izveido kontu vai kura vārdā konts tiek izveidots.

Klienta dati

Dati, dokumenti, finanšu informācija, darbinieku dati, projekta informācija un cits saturs, ko klients vai lietotāji ievada platformā.

Abonements

50 EUR mēnesī agrīnajiem lietotājiem pēc pašapkalpošanās maksājuma vai atsevišķi parakstīta pasūtījuma.

2. Juridiskā persona un pārdošanas atvēršana

Pakalpojuma pārdevējs un pārzinis pašapkalpošanās pieslēgšanas plūsmā ir SIA “Forum Design”. Uzņēmums nav PVN maksātājs, tāpēc palaišanas piedāvājumā PVN netiek iekasēts.

3. Līguma noslēgšana, abonements un pasūtījumi

• Līgums stājas spēkā, kad klients pieņem noteikumus un veic apmaksu Stripe pašapkalpošanās plūsmā vai kad puses paraksta atsevišķu pasūtījumu.
• Palaišanas piedāvājums ir 50 EUR mēneša abonements agrīnajiem lietotājiem; cita cena, lietotāju skaits vai atbalsta apjoms jāapstiprina atsevišķā pasūtījumā.
• Pēc apmaksas Forums One izveido tukšu produkcijas darba vidi bez demo klientiem, darbiniekiem, rēķiniem, noliktavas rindām vai citiem piemēra datiem.
• Forums One var atteikt pašapkalpošanās aktivizāciju, ja klients nav Latvijas uzņēmums, maksājums nav pabeigts vai dati norāda uz drošības, sankciju vai krāpšanas risku.
• Ja pasūtījumā ir īpaši noteikumi par cenu, lietotāju skaitu, uzņēmumu skaitu vai atbalstu, tie prevalē pār vispārīgo marketinga tekstu.

4. Pakalpojuma robežas un profesionālā atbildība

Forums One nodrošina darba vidi un automatizācijas palīglīdzekļus, bet neuzņemas klienta grāmatveža, nodokļu konsultanta, jurista, auditora, darba tiesību speciālista vai valdes funkcijas. Klients nedrīkst paļauties uz platformas aprēķinu, OCR rezultātu, AI ieteikumu vai automātisku klasifikāciju bez cilvēka pārbaudes.

• PVN, algas, avansa norēķini, pamatlīdzekļi, Intrastat, EDS faili un citi aprēķini pirms iesniegšanas jāpārbauda klienta atbildīgajai personai.
• OCR un AI rezultāti var būt nepilnīgi, kļūdaini vai atkarīgi no dokumenta kvalitātes. Klients atbild par korekciju pirms datu izmantošanas.
• Forums One nedod garantiju, ka platforma pati par sevi nodrošina pilnīgu nodokļu, grāmatvedības, darba tiesību vai datu aizsardzības atbilstību.

5. Atbildības sadalījums

6. Klienta pienākumi

• Ievadīt tikai tādus datus, kurus klients drīkst apstrādāt un nodot apstrādei Forums One.
• Nodrošināt darbinieku, klientu, piegādātāju un citu datu subjektu informēšanu, ja to prasa tiesību akti.
• Regulāri pārskatīt lietotājus, lomas, uzņēmumu piekļuves un administratoru tiesības.
• Neievadīt īpašu kategoriju datus, medicīnisku informāciju vai sensitīvus dokumentus, ja tas nav absolūti nepieciešams un tiesiski pamatots.
• Pārbaudīt visus eksportus, grāmatvedības kopsavilkumus, EDS failus un bankas/importa rezultātus pirms izmantošanas.
• Nekavējoties ziņot par aizdomīgu piekļuvi, kļūdainām tiesībām, datu noplūdes pazīmēm vai maksājumu strīdu.

7. Piekļuve, drošība un konta apturēšana

Forums One var uz laiku apturēt kontu, funkciju, integrāciju vai lietotāja piekļuvi, ja tas ir nepieciešams drošībai, maksājumu aizsardzībai, tiesību aktu ievērošanai, incidenta izolācijai vai citu klientu aizsardzībai. Apturēšana nav līguma pārkāpums, ja tā veikta pamatoti un samērīgi.

• Paroles un MFA iestatījumi jāuztur droši; kontu koplietošana ir aizliegta.
• Administrators ir atbildīgs par uzaicinājumiem, lietotāju deaktivizāciju un ārējo konsultantu piekļuves termiņu.
• Forums One var piespiest paroles maiņu, MFA aktivizāciju vai sesiju anulēšanu, ja pastāv risks.

8. Maksas, nodokļi un maksājumu kavējums

Maksas tiek noteiktas pasūtījumā, checkout plūsmā vai atsevišķā piedāvājumā. Ja nav norādīts citādi, cenas neietver nodokļus, bankas komisijas vai trešo pušu izmaksas. Klients atbild par pareizu norēķinu informāciju, PVN režīmu un maksājumu termiņu ievērošanu.

• Forums One var apturēt maksas funkcijas, ja maksājums kavējas vai maksājumu instruments tiek noraidīts.
• Ja klients apstrīd rēķinu, neapstrīdētā daļa jāsamaksā termiņā; strīdus daļa jāizskata labā ticībā.
• Abonementa maksa par jau sniegtu periodu nav atmaksājama, izņemot gadījumus, kad tiesību akti vai rakstiska vienošanās paredz citādi.
• Cenu izmaiņas tiek paziņotas iepriekš saprātīgā termiņā vai piemērotas no nākamā abonementa perioda.

9. Klienta dati, licence un eksports

Klients saglabā tiesības uz Klienta datiem. Klients piešķir Forums One ierobežotu licenci apstrādāt Klienta datus tikai pakalpojuma sniegšanai, drošības nodrošināšanai, atbalstam, kļūdu novēršanai, juridisko pienākumu izpildei un līgumā noteiktajiem mērķiem.

• Datu eksports tiek nodrošināts tehniski saprātīgā formātā, ņemot vērā pieejamos datus, sistēmas stāvokli un drošības pārbaudes.
• Forums One nav pienākuma bez maksas veikt pielāgotu migrāciju, datu labošanas darbu vai integrāciju ārpus standarta eksporta.
• Pēc konta slēgšanas dati var tikt dzēsti pēc retences perioda, izņemot datus, kurus jāglabā likuma, strīda, drošības vai grāmatvedības iemeslu dēļ.

Datu eksporta, labojuma vai dzēšanas pieprasījumi iesniedzami datu pieprasījumu lapā.

10. Konfidencialitāte

Puses aizsargā viena otras konfidenciālo informāciju ar vismaz tādu pašu rūpību, kādu izmanto savas līdzīgas informācijas aizsardzībai, bet ne mazāku par saprātīgu rūpību. Konfidenciāla informācija ietver nepublisku tehnisko, finanšu, biznesa, drošības, klientu un dokumentu informāciju.

Konfidencialitātes pienākums neattiecas uz informāciju, kas ir publiska bez saņēmēja vainas, saņemta likumīgi no trešās personas, neatkarīgi izstrādāta vai jāizpauž pēc likuma. Ja izpaušana tiek prasīta pēc likuma, saņēmējs, ciktāl atļauts, informē otru pusi iepriekš.

11. Intelektuālais īpašums un atsauksmes

Forums One, tā programmatūra, dizains, dokumentācija, zīmoli, procesa loģika, datu modeļi un neklienta materiāli pieder pakalpojuma sniedzējam vai tā licencētājiem. Klientam tiek piešķirtas tikai ierobežotas, neekskluzīvas, neatsavināmas tiesības lietot pakalpojumu līguma laikā.

Ja klients sniedz idejas, ieteikumus vai atsauksmes, Forums One drīkst tās izmantot bez atlīdzības, ja vien tās nesatur klienta konfidenciālos datus vai nav atsevišķi rakstiski aizliegtas.

12. Trešo pušu pakalpojumi un integrācijas

Platforma var izmantot maksājumu, hostinga, datubāzes, e-pasta, AI, OCR, observability vai citus pakalpojumu sniedzējus. Trešo pušu pakalpojumi var būt pakļauti saviem noteikumiem, pieejamībai un ierobežojumiem. Forums One nav atbildīgs par trešās puses darbības pārtraukumu, ja tas nav radies Forums One vainas dēļ.

13. Aizliegtā izmantošana

• Drošības apiešana, neatļauta piekļuve, slodzes testi bez rakstiskas atļaujas vai ļaunprātīgu failu augšupielāde.
• Personas datu apstrāde bez tiesiska pamata vai datu ievade, kas pārkāpj darba, nodokļu, komercnoslēpuma vai intelektuālā īpašuma tiesības.
• Platformas izmantošana krāpniecībai, sankciju apiešanai, nelikumīgiem maksājumiem vai datu slēpšanai no pilnvarotām personām.
• Automatizēta masveida skrāpēšana, reversā inženierija vai produkta kopēšana, izņemot ciktāl to aizliedz ierobežot piemērojamais likums.

14. Garantiju atrunas

Ciktāl to atļauj piemērojamie tiesību akti, pakalpojums tiek sniegts “kāds ir” un “kā pieejams”. Forums One negarantē, ka pakalpojums vienmēr būs nepārtraukts, bez kļūdām, piemērots konkrētam nodokļu rezultātam vai ka automātiski ģenerēti dati vienmēr būs pareizi.

Neviena funkcija nav jāinterpretē kā garantija par atbilstību konkrētai likuma prasībai bez klienta profesionāla izvērtējuma.

15. Atbildības ierobežojums

Forums One neatbild par netiešiem zaudējumiem, negūto peļņu, reputācijas kaitējumu, datu kļūdām, nodokļu uzrēķiniem, sankcijām, kas radušās klienta datu, klienta lēmumu, trešo pušu sistēmu vai neatbilstošu piekļuves tiesību dēļ.

Šie ierobežojumi neierobežo atbildību, kuru nedrīkst ierobežot saskaņā ar piemērojamiem tiesību aktiem, tostarp apzinātu pārkāpumu, rupjas neuzmanības vai obligātu datu aizsardzības pienākumu gadījumā.

16. Klienta atlīdzināšanas pienākums

Klients atlīdzina Forums One prasības, zaudējumus, izdevumus un izmaksas, kas rodas no klienta nelikumīgiem datiem, nepareizas lietotāju piekļuves, neatļautas integrācijas, trešo personu tiesību pārkāpuma, klienta nodokļu/grāmatvedības lēmumiem vai lietotāju darbībām, ciktāl šīs prasības nav radušās Forums One vainas dēļ.

17. Termiņš, izbeigšana un datu slēgšana

• Abonements turpinās līdz izbeigšanai, ja pasūtījumā nav noteikts konkrēts termiņš.
• Forums One var izbeigt vai apturēt pakalpojumu būtiska pārkāpuma, maksājumu kavējuma, drošības riska vai prettiesiskas izmantošanas gadījumā.
• Klients pirms izbeigšanas pats atbild par nepieciešamo datu eksportu. Forums One var palīdzēt ar eksportu saprātīgā apjomā.
• Pēc izbeigšanas saglabājas pienākumi par samaksu, konfidencialitāti, datu aizsardzību, intelektuālo īpašumu, atbildības robežām un strīdu izšķiršanu.

18. Izmaiņas noteikumos

Forums One var mainīt šos noteikumus, lai atspoguļotu produktu, tiesību aktu, drošības, cenu vai operacionālas izmaiņas. Būtiskas izmaiņas tiek paziņotas saprātīgā termiņā. Turpinot lietot pakalpojumu pēc spēkā stāšanās, klients pieņem aktualizētos noteikumus, ja vien rakstiski neizbeidz pakalpojumu.

19. Piemērojamais likums un strīdi

Ja nav rakstiski noteikts citādi, noteikumiem piemēro Latvijas Republikas tiesību aktus. Strīdi vispirms risināmi sarunu ceļā, nosūtot rakstisku paziņojumu uz kontaktadresi. Ja vienošanās netiek panākta, strīds izskatāms Latvijas tiesā pēc piekritības, ja piemērojamie obligātie tiesību akti neparedz citu kārtību.

20. Saistītie dokumenti un prioritāte

Šie noteikumi jālasa kopā ar privātuma politiku, datu apstrādes noteikumiem un sīkdatņu politiku. Pretrunu gadījumā attiecībā uz personas datu apstrādi prevalē DPA, bet komerciālo pasūtījumu gadījumā pasūtījuma forma prevalē pār vispārīgu marketinga tekstu.